人們出于各種原因堅持使用數據，但這包括沒有成本的不正確假設。信息過載會給員工帶來壓力，而不處理信息可能會損害企業。

保存數字數據很便宜，但其真實成本高于您為存儲支付的費用。我不僅僅是在談論運行服務器、維護所有空調和其他耗電組件的貨幣和環境成本。我說的是數字混亂對你的影響，你的幸福感，以及你感覺自己做得很好的能力。

為了處理數字混亂和數字囤積，特別是在工作場所，我們必須從兩個角度考慮它。首先，這一切從何而來？誰在生成所有這些數據，為什么？第二，為什么我們覺得有必要保留它，保留它的代價是什么？

微軟一直在提出人工智能（AI）可以幫助員工應對過多信息的想法，但該解決方案并沒有解決根本問題，也沒有消除與數字混亂感相關的壓力。

人工智能能幫助解決信息過剩問題嗎？

在今年的工作趨勢指數微軟認為，其名為Copilot的人工智能可以解決與該公司所說的“數字債務”相關的一些問題。在工作中被電子郵件、聊天、會議和報告淹沒，或者信息過載——不是什么新鮮事。新的是微軟提出，人工智能可以通過總結工人面臨的一些堆積如山的信息來減輕負擔。例如，如果您錯過了會議，您可以用一段話來總結所發生的事情，而不必觀看整個會議的錄音。這是 TL;DR 解決方案。微軟甚至已經開始了一些試驗，看看它的效果如何。

“64% 的員工為完成工作而苦苦掙扎” - 微軟工作趨勢指數報告

我可以想象這個解決方案有意義的場景，比如對于那些無休止地抄送電子郵件并且需要知道正在發生的事情的要點但不是每個細節的人來說。然而，在大多數情況下，使用人工智能對我來說是一種臨時的、短時的解決方案。如果你依靠人工智能為你總結電子郵件，也許這些消息一開始就不應該這么長。

效率沒有捷徑可走

你生活中有多少數字混亂根本不應該被創造？您可能已經想過：這次會議應該是一封電子郵件。或者這封電子郵件應該是一條 Slack 消息。

對每個人來說，更好的解決方案是投資于提高核心技能，如商務溝通、寫作和分析。因此，與其讓人工智能總結一個漫長的會議，我們為什么不培訓人們如何在會議上浪費更少的時間呢？沒有人工智能捷徑可以教人們提高效率和生產力。

此外，如果會議、電子郵件或報告不必要地冗長，那么創建它的人已經花費了過多的時間和精力來制作這些低效的材料。當它們到達受眾時，使用 AI 來總結它們并不能節省作者的任何時間。

在工作趨勢指數中，微軟還表示，“64%的員工正在努力有足夠的時間和精力來完成他們的工作。這些員工說他們也在創新或戰略思維方面苦苦掙扎的可能性要高出三倍半。

同樣，人工智能聽起來不像是正確的解決方案。這些問題聽起來像是來自組織中與工作期望、工作分配以及重視“忙碌”而不是產出有關的嚴重錯誤。當然，你可以在上面貼上人工智能繃帶，但你的組織在下面仍然效率低下。

人工智能不會緩解你的壓力

“信息太多”或“數據太多”的問題不僅僅是你今天如何處理它——這是人工智能可以解決的部分。這也是擁有它的純粹事實。研究人員認為，：數字囤積與物理囤積并沒有什么不同行為和障礙。問題的核心是兩種相互矛盾的感覺：我淹沒在這種東西中，什么也找不到，但如果有一天我需要它怎么辦？

害怕丟棄某些東西，因為它以后可能有用，并不是來自理性的地方。但是，當所討論的對象是數字對象時，保存它似乎沒有成本，那么為什么不呢？

澳大利亞研究人員認為，代價是個人壓力.我對他們結論的解釋是，一般來說，人們不會輕視數據。信息感覺嚴肅而重要。也許改變我們對數據是什么以及它代表什么的理解可以創造更多的輕松感，我們可以更容易地放手。忽視真正問題的代價

忽視真正問題的代價

自 2000 年代初通過《薩班斯-奧克斯利法案》（在較小程度上，1999 年的《格雷姆-里奇-比利雷法案》部分要求金融機構保留電子郵件）以來，美國已經制定了管理數據保留的法律。組織負責存儲和維護大量數據。其中許多法律措施實際上是為了不銷毀證據，遵守這些措施是 IT 部門、法律顧問、高管和董事會成員的事情。這與你不清理收件箱沒有任何關系。

相反，許多組織在法律上不再有義務保留數據時就會刪除數據。如果這對他們來說不是那么珍貴，也許你也不需要那樣對待它。

但正如我所說，我們數字混亂的部分問題是我們一直在制造它。企業不太擅長給員工時間、空間和資金來發展他們的核心工作技能，從而減少多余的數據生成。短視的思維（更不用說永遠增加利潤的壓力，盡管這是不可持續的）阻礙了管理者長期發展員工及其技能的工作。每周花一個小時在商務寫作課或演講研討會上，比要求人工智能將75張幻燈片的PowerPoint變成10個要點要大得多。

是時候建立新的商業文化了

抓住我們不需要的數據是有代價的，忽視不必要地創建數據的員工將從技能培訓中受益這一事實就失去了機會。相反，組織應該建立一種討論數據價值的文化，同時對員工的技能進行新的投資，而不是轉向人工智能尋求快速解決方案。